[musique] [silence] Narrateur : Madame Gauthier, enseignante du cours « Introduction à la comptabilité financière » de onzième année à l'école secondaire catholique l'Escale de Rockland, introduit sa leçon sur la gestion de la petite caisse des entreprises. Madame Gauthier : Dans notre cours de comptabilité, on sait l'importance des données financières. Les données financières doivent être fiables et justes pour s'assurer d'instaurer des principes comptables ou des principes de contrôle de l'encaisse très importants. Un des principes de contrôle de l'argent, qu'est-ce que c'est? C'est de tout déposer l'argent dans un compte. Tu ne gardes pas d'argent dans ton entreprise. Tu vas le déposer à la banque. Tu t'assures de ne pas avoir de l'argent qui traîne parce que les gens peuvent avoir une tentation de voler, de commettre de la fraude. Un deuxième principe, si on met tout à la banque, on dépose tout l'argent à la banque, de quelle manière est-ce qu'on va effectuer nos paiements? Justine : Par chèque. Madame Gauthier : Par chèque. À ce moment-là, tu as un contrôle. Tu sais où va ton argent. Le chèque, tu peux retracer les transactions qui ont été faites avec le chèque. Est-ce que c'est toujours pratique de payer tout par chèque? Justine : Non, à cause que-- Disons tu as besoin des timbres, tu ne vas pas donner un chèque de 5,90 à la poste. Madame Gauthier : De manière à faciliter le paiement de ces menues dépenses, on va se servir d'une petite caisse. Madame Gauthier (enseignante, onzième année) : La leçon portait sur la gestion d'une petite caisse. Je voulais expliquer aux élèves que cette gestion de caisse est une bonne idée et que ça peut être utilisé dans n'importe quelle entreprise et pour n'importe quel comité. Intervenant (direction) : Comme direction d'école, je pense que notre rôle, avant tout, c'est un rôle de sensibilisation auprès du personnel par rapport aux nouveautés qui nous sont arrivées là, qui nous demandent d'intégrer la littératie financière. [musique] Narrateur : Afin de démontrer à la classe les différentes transactions connexes à la petite caisse, l'enseignante utilise une simulation de jeu de rôle. Un élève joue le rôle d'un caissier à la banque. Une élève joue le rôle de la préposée de la petite caisse et une autre élève joue le rôle de la commis-comptable. Madame Gauthier : La préposée à la petite caisse qui doit avoir de l'argent à instaurer dans sa petite caisse. La petite caisse, on utilise un coffret métallique qu'on peut garder sous clé. Justine, toi tu as besoin d'argent pour constituer ta petite caisse. Constituer la petite caisse, ça veut dire pour la première fois on va y déposer l'argent pour y payer les menues dépenses. Justine, tu as besoin d'argent. Comme tu n'as pas le contrôle de l'argent de l'entreprise, tu devras aller consulter le commis-comptable du service de la comptabilité et des finances. Sarah, toi tu es la commis-comptable. Justine vient te voir et te demande un chèque. C'est la commis-comptable qui va déterminer avec Justine le montant initial qu'on a besoin pour déposer dans la petite caisse. Quel serait un bon montant, pensez-vous, à déposer initialement dans la petite caisse? Karine? Karine : Deux cents dollars. Madame Gauthier : Deux cents dollars, c'est un bon montant, qui est pas mal standard dans la plupart des entreprises. Sarah, toi ton rôle, c'est d'émettre un chèque à Justine. Justine prend le chèque et va à la banque. Maintenant, elle doit déterminer quelles coupures elle a besoin, quels billets qu'elle a besoin qui va totaliser deux cents dollars. Ça lui prend de la menue monnaie. Ça lui prend des billets de vingt, de dix, de cinq, de deux, de un, la monnaie à vingt-cinq cennes, dix cennes, et cetera. Justine, tu vas voir notre cher banquier ou caissier plutôt, et il va te remettre le deux cents dollars que tu as demandé. Et elle dépose ensuite l'argent dans? Justine : Dans la petite caisse. Madame Gauthier : Dans la petite caisse. Pendant qu'elle fait ça, Sarah, elle, elle a un rôle à jouer. Elle a émis un chèque. Il y a une transaction qui vient de se faire. Puis on a vu que toute transaction dans une entreprise doit être inscrite dans le journal général. Ma chère Sarah, quelle est maintenant l'écriture que tu devras passer au journal général pour inscrire comme quoi tu as émis un chèque à la préposée à la petite caisse? Quel est le compte que tu devras débiter et créditer? La petite caisse, exactement. Maintenant, l'argent de la petite caisse provient de quel compte, Michelle? Michelle : De l'encaisse. Madame Gauthier : De l'encaisse. Il va falloir créditer le compte encaisse de deux cents dollars. Explications, Sarah, pour la constitution de la petite caisse. Là, tu peux marquer chèque numéro 1237, le numéro de chèque, pour constituer la petite caisse. Il y a des personnes de l'entreprise, soit des employés ou encore des gens de l'extérieur, qui vont devoir être remboursés pour des déboursés qui ont été effectués par l'entreprise. Justine, pour justifier tout montant d'argent qui sort de sa petite caisse, elle doit avoir une preuve, une preuve qu'un déboursé a été effectué. Cette preuve-là, ça peut être un reçu de caisse qui vient d'un magasin ou encore ça peut être n'importe quel bout de papier authentique qui indique qu'il y a eu une transaction. Dans le cas présent, on va demander à Nicolas de présenter un premier reçu pour se faire rembourser. Puis là Justine, elle, elle devra à ce moment-là s'assurer de l'authenticité du reçu. Nicolas, est-ce que tu peux nous expliquer pour quelle raison tu demandes un remboursement? Nicolas : J'ai dû aller faire des commissions, et puis ce soir, j'ai dû prendre le taxi pour faire ça. Ce qui fait que j'aimerais bien me faire rembourser. Justine : Okay. Madame Gauthier : Quel est le montant? Nicolas : Le montant est de 17,54. Madame Gauthier : Okay. Oui, elle va remettre l'argent à Nicolas, mais pas avant d'avoir complété un document qui va justifier la sortie d'argent de sa petite caisse qui est une pièce justificative. Dans le mot pièce justificative, ça justifie la raison pour laquelle il y a une sortie d'argent de la petite caisse. C'est important de numéroter les pièces justificatives de manière à avoir un contrôle parce que s'il manque un numéro d'une pièce justificative, là on se pose la question est-ce que c'est une erreur? Est-ce que quelqu'un a essayé de frauder l'entreprise? C'est une des raisons pour lesquelles il faut numéroter tous les documents de base. Dans ce cas, ici, ce sont des pièces justificatives. C'est payé à qui? Justine : Nicolas Schaeffer. Madame Gauthier : Nicolas. Puis le montant qu'il demande pour être remboursé doit être à compléter qui est? Justine : 17,54. Madame Gauthier : Exactement. Maintenant, quelle est la raison pour laquelle on demande un remboursement? Justine : Pour un service de taxi. Madame Gauthier : Exactement. Justine, on termine avec-- Quel est le compte qui sera débité? Magalie. Magalie : Frais de déplacement. Madame Gauthier : Merci, c'est très bien. Ensuite, le montant ici ne sera de 17,54 parce que le coût réel, le coût là pour le service de taxi, c'est vraiment 15,52, mais il faut ajouter la fameuse taxe, la TVH, la taxe de vente harmonisée, qui est normalement de 13 pour cent. C'est pour ça qu'on va la comptabiliser séparément, mais le total devrait quand même donner 17,54. La raison pour laquelle on comptabilise les taxes séparément? C'est parce qu'on va avoir un retour sur les taxes. C'est-à-dire que le gouvernement va nous rembourser un haut pourcentage de ce montant-là. Tu l'as reçu ton paiement? Excellent. Est-ce que Sarah, comme commis-comptable, doit inscrire la transaction dans le journal général à ce moment ici? On va attendre que Justine, qui doit renflouer la petite caisse. Quand je dis renflouer, ça veut dire quand il va manquer, il va y avoir beaucoup moins d'argent dans la petite caisse, elle devra ramener le montant de l'argent au moment initial. À ce moment-là, elle va consulter Sarah et puis c'est à ce moment-là que Sarah va comptabiliser la transaction. Maintenant, voici une deuxième personne qui demande d'être remboursée. Vas-y, ma chère Mélissa. Mélissa : J'apporte mon reçu pour une livraison [unintelligible 00 :08 :53] . Justine : Okay. Bien sûr. Madame Gauthier : Mélissa, combien d'argent est-ce que tu prévois recevoir de la part de notre préposée de la petite caisse? Mélissa : 10,15. Madame Gauthier : 10,15. Très bien. Maintenant, pour quelle raison est-ce que tu demandes un remboursement? Mélissa : La livraison de boîtes de marchandises. Madame Gauthier : Très bien. Justine, de ton côté, quelles sont maintenant les informations que tu dois inscrire à la pièce justificative de la petite caisse? Justine : Tout d'abord, il faut écrire le numéro, qui est le numéro deux, parce qu'on est rendu à la deuxième pièce justificative. Ensuite, il faut écrire la date, qui est le 23 novembre. Madame Gauthier : Très bien. Toujours à partir du reçu que Mélissa lui a fourni. Comme on peut le voir ici à l'écran, vous avez toute l'information qu'il faut pour inscrire l'information sur la pièce justificative. On paie à? Justine : Mélissa. Madame Gauthier : À Mélissa. C'est la livraison pour de la marchandise dans le but de revendre. Quel va être le compte qui devra être touché par après? Michelle. Michelle : Les frais de transport sur achat. Madame Gauthier : Très bien. Ou dans ce cas ici, oui frais de transport sur achat ou transport sur achat qui est la même chose. Le compte qui va être débité, transport sur achat, et puis le montant qui va être débité au compte transport sur achat, est-ce que ça va être de 10,15? Non. Le montant vraiment que ça a coûté c'est 8,98, mais il faut ajouter la taxe de 1,17 qui donne un montant total de 10,15. Okay. Merci bien. Là, une fois qu'elle a complété ça, Justine va lui remettre-- Okay. Pourquoi c'est important que Mélissa signe la pièce justificative? François? François : Pour démontrer qu'elle a reçu le chèque. Madame Gauthier : Exactement. Pas qu'elle a reçu le chèque, qu'elle a reçu l'argent. Très bien. Okay. Tu as reçu l'argent. Ça, c'est une preuve. Si elle revient et elle dit : « Tu as oublié de me rembourser pour la livraison l'autre jour. » Tu vas dire : « Non, regarde. Tu as signé là. Tu as reçu l'argent. » C'est une preuve. Très bien. Normalement, Justine comme préposée à la petite caisse, une fois qu'elle a complété ses pièces justificatives, elle va comptabiliser toutes les transactions de la petite caisse dans un registre à multiples colonnes. Cette copie-là va être remise au commis-comptable qui va, par la suite, inscrire les transactions justement de la petite caisse. Si on regarde rapidement là, qu'est-ce qu'on y retrouve là-dedans comme informations? Vous avez la date, un peu comme on l'a fait tantôt. On a le nom du fournisseur ou de la personne à qui on a remboursé le montant d'argent. On a le numéro de chaque pièce justificative. Ensuite, tu as toutes les rubriques qui va identifier les déboursés possibles qu'on va effectuer avec l'argent de la petite caisse. Est-ce que c'est ça pour toutes les entreprises qui utilisent un système de petite caisse? Est-ce qu'on a toutes les mêmes rubriques? Non. Qu'est-ce qui va déterminer l'en-tête des rubriques qu'on va avoir dans notre registre de petite caisse? Valérie? Valérie : C'est le genre d'entreprise que tu es. Madame Gauthier : Oui. Le genre d'entreprise et puis le genre de déboursés que tu fais plus souvent avec la petite caisse. À partir des pièces justificatives que Justine a enregistrées dans le registre, on sait exactement ce qu'on a déboursé pour chaque catégorie de menues dépenses. Au bout ici, on voit le total et ça nous donne 155,51. Là Justine, elle a besoin de renflouer sa petite caisse. Alexandre, tu as bien dit. Pour renflouer la petite caisse, ça lui prend 155,51. Si vous remarquez, sur le registre, vous avez « fonds initial ». Fonds initial, c'est encore de deux cents dollars. Vous avez « argent comptant à la fin de la période ». Normalement, je demanderais à la préposée de compter l'argent physiquement qu'il y a dans la petite caisse. Quelqu'un peut me dire pourquoi? François : Tu as fait une erreur de calcul et puis ton total n'est pas le montant correct. Madame Gauthier : Est-ce qu'il y a peut-être d'autres possibilités qu'une erreur? Michelle. Michelle : Quelqu'un aurait pu voler l'argent? Madame Gauthier : Exactement. Il y a Sarah là qui a un dernier rôle à jouer. Pour que Justine puisse renflouer sa petite caisse, ça lui prend le montant de 155,51. Auprès de qui est-ce qu'elle va obtenir la permission d'avoir de l'argent pour renflouer sa petite caisse? C'est Sarah. Elle va demander un chèque à Sarah de 155,51 $. Sarah va encore lui rédiger un chèque. Mais comment est-ce qu'elle va inscrire cette émission de chèque-là dans le journal général? Qu'est-ce qui va justifier que Sarah va émettre un chèque de 155,51 $? Quels sont les comptes qui vont être touchés par cette transaction-là? Oui, Gabriel? Gabriel : Ce serait encaisse et ce serait tous les comptes qui ont été touchés durant-- Madame Gauthier : Exactement. Madame Gauthier (enseignante, onzième année) : La réaction qui me surprend toujours des élèves, c'est l'intérêt qu'ils démontrent face à la littératie financière. Parce que souvent, ils ne connaissent pas ça, donc ils ne savent pas trop s'ils aiment ça. Tout à coup, quand on commence à leur parler d'actions d'une entreprise ou comment mieux gérer leur agent avec l'épargne, avec les comptes bancaires et tout ça, là, ils démontrent un intérêt et puis ils sont vraiment embarqués dans le sujet. Gabriel : Ce qui m'a le plus surpris de la leçon d'aujourd'hui, c'était vraiment d'apprendre l'utilité de la petite caisse. Vraiment, je n'avais aucune idée que c'était quelque chose d'aussi utile que ça. Je n'avais aucune idée que ça pouvait justement aider à prévenir, par exemple, la fraude au sein d'une entreprise. Justine : Dans la leçon d'aujourd'hui, ce qui m'a surpris le plus, c'est que l'enseignante a vraiment fait une mise en scène pour nous mettre en situation de qu'est-ce qui arrive dans la vraie vie avec le commis-comptable, la petite caisse. Oui, j'ai trouvé ça fun. [musique] Madame Gauthier : Si on fait une récapitulation de ce qu'on a vu cet après-midi. Dans notre cours, on a vu l'importance de la gestion des données financières pour la prise de décisions. On sait aussi que, dans nos entreprises francophones, les gestionnaires prennent de grandes décisions par rapport aux données, donc elles doivent être fiables et exactes. N'est-ce pas qu'on a vu ça? Ce qui fait en sorte que, pour prendre les meilleures décisions, il faut s'assurer que les données soient les plus fiables possible. Pour ce faire, qu'est-ce qu'on fait? On doit instaurer un système de contrôle de l'argent. Narrateur : L'enseignante continue sa récapitulation des concepts de la leçon à l'aide du questionnement. Par la suite, elle assigne à la classe une étude de cas sur une mauvaise gestion ou un mauvais contrôle de la petite caisse. Gabriel : Parce que justement, grâce à ce que j'ai appris en classe, je vais pouvoir-- Je comprends mieux ce qui se passe autour de moi. François : Je pense que d'abord et avant tout, les élèves doivent être au courant, qu'ils sachent ce qui se passe dans ce domaine-là, qu'ils aient les compétences de base pour être capables de bien gérer leur argent plus tard, pour être capables de prendre des sages décisions, mais aussi d'être capables de développer l'esprit critique par rapport à leur rôle. S'ils ont des emplois où ils gèrent de l'argent, s'assurer de leur honnêteté, de leur intégrité. Justine : L'argent est important. Il n'est jamais trop tôt pour apprendre à propos de la littératie financière parce que ça nous permet de savoir où dépenser, dans quoi, quels sont les meilleurs investissements à partir des données qu'on a, et prendre les meilleures décisions. Tôt ou tard, on va être lancé dans le monde des adultes où il faudra prendre des décisions financières. Il faudra investir de l'argent, créer des comptes bancaires. Ça nous permet d'acquérir des connaissances au préalable. Madame Gauthier : Je pense qu'il est important pour les élèves d'apprendre cette littératie financière aujourd'hui, puisque le monde économique est tellement volatile, tellement changeant. Il est de plus en plus exigeant. La situation économique mondiale fait en sorte qu'il faut informer davantage les jeunes. Alors, je crois qu'il est très important pour les jeunes de savoir dans quel monde économique éventuel ils vont vivre. [musique] [silence]